CONTROL FISCAL INTERNO.

El Control Interno en las entidades territoriales es obligatorio implantarlo, según la Ley 87 de noviembre 29 de 1.993 

La Dirección de Control Interno Municipal, como dependencia o componente del Control Fiscal Interno, verifica que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad, se cumplan por los responsables de su ejecución.
Además vela por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la entidad y recomienda los ajustes necesarios.

La Alta Dirección del Municipio de Támesis le da una gran importancia al Sistema de Control Interno, se preocupa por su implementación y por la interrelación de todas las dependencias municipales, procurando un buen ambiente de control y una gran disponibilidad para el autocontrol, que es vital para alcanzar las metas trazadas u objetivos previstos.

El Control Interno Municipal esta compenetrado en todas las instancias de la administración, por lo que esta Dirección evalúa y realiza un seguimiento pormenorizado a todas las dependencias, especialmente las que representan mayor riesgo o susceptibles de perdidas de bienes municipales.

El Control Interno Municipal es evaluado anualmente por la Contraloría General de Antioquia, alcanzando el mayor porcentaje en el nivel de gestión en el año anterior.
Además se concurre con un Informe Ejecutivo Anual, que es evaluado y calificado por el Departamento Administrativo de la Función Pública en la ciudad de Bogotá D.C.

Transcribo el parágrafo único del artículo 12º de la Ley 87 de 1993: " En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones".

RENDICIÓN DE INFORMES: 

Informe Administrativo Anual Sobre el Sistema de Control Interno Municipal, para la Contraloría General de Antioquia.

Informe Ejecutivo Anual del Control Interno Municipal, para el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y para el Departamento Administrativo de la Función Pública en Bogotá D.C.

Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, para la Contaduría General de la Nación y para la Contraloría General de Antioquia.

Informe del Sistema de Control Interno, del Control Interno Contable y de Gestión y Resultados de la Sección de Servicios Públicos Municipal, para la Superintendencia  de Servicios Públicos Domiciliarios en Bogotá D.C.

Informe requerido por la Contraloría Departamental, referente a la parte administrativa municipal.

Diligencie el formato para la actualización de la información de los pensionados municipales, para la Dirección General de Prestaciones Económicas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en Bogotá D.C.

Informes sobre el funcionamiento de varias dependencias municipales.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Entre las principales actividades administrativas, se cuentan:

Se diligenció la información financiera para Bancafé, con el fin de solicitar la exoneración del pago de comisión de remesas bancarias y  costo de chequeras, conjuntamente con la Secretaria de Hacienda Municipal.

Se envío oficio a la Secretaría del Recurso Humano de la Gobernación de Antioquia, Bonos Pensionales, con el fin de participar en el cálculo actuarial del pasivo pensional del Municipio de Támesis.

Asistí al Centro Fiscal de la Contraloría Departamental, para la evaluación del Sistema de Control Interno Municipal.

Colaboré en la formulación del proyecto sobre sistematización del Archivo Municipal.

Conjuntamente con el Secretario General y de Gobierno, se elaboraron los Decretos de la Estructura Orgánica y el Manual Específico de Funciones y Requisitos del Municipio.

Se revisaron las vigencias de todas las pólizas de seguros y las recargas de los extintores y su correcto manejo por parte de los celadores y del Jefe de Sistemas.

Conjuntamente con el Secretario de Hacienda Municipal, se envío información al Ministerio de Hacienda y al Departamento Administrativo de la Función Pública en Bogotá D.C., para el ajuste fiscal del Municipio.

Se supervisó la entrega del inventario y libros extracontables de la dependencia municipal CIM.COM.

Se visitaron todas las dependencias municipales y se hicieron recomendaciones importantes inherentes a su funcionamiento.

Se diligencio la información de asegurabilidad de los bienes del municipio por un año.

Se presentaron reclamaciones a E.A.D.E., por facturación errada de servicio de energía de varias instalaciones municipales, lo que produjo devoluciones muy significativas, que se abonaron a las cuentas o facturas posteriores.

Se coordinaron varios inventarios físicos en escuelas rurales y se acompaño al Funcionario competente en la colocación de las placas de inventario de muebles, equipos y enseres de propiedad del Municipio de Támesis.

Se verifico la conformación del Banco de Proyectos Municipal y su inscripción a nivel Departamental, dando cumplimiento a la Ley 152 de 1.994 -

Se acompaño a la Administradora del Sisben a visitas domiciliarias, para elaborar las fichas socioeconómicas.

Se elaboró el Organigrama de la Planta de Cargos del municipio.

Se realizo un inventario físico del Stock del Almacén Municipal, incluyendo los bienes y elementos depositados en las bodegas alternas municipales en el Sector de Boyacá.

Se supervisan los arqueos físicos mensuales de ingresos de la Secretaría de Hacienda y Rentas Municipales.

Se suprimieron servicios telefónicos suplementarios, que costaban más de $530.000.oo m.l. en una anualidad.

Se respondió oficio de la Dirección de Control Interno Departamental, sobre aspectos de esta dependencia y de los informes correspondientes a este año.

Se dio respuesta a oficio del Ministerio de Hacienda, referente a los recursos del FONPET, Ley 549 de 1.999

Se dio respuesta a oficio de Planeación Departamental, referente al presupuesto de los Resguardos Indígenas.

Colabore con el Informe Anual de Ejecución Presupuestal para la Contraloría General de la Nación y con el Programa Anual Mensualizado de Caja  P.A.C. 

Se llevan formatos con los registros de los consumos de los servicios de energía y teléfono de las dependencias municipales, así como de los Establecimientos de Educación y oficinas adscritas al Municipio, realizando un seguimiento pormenorizado de estos consumos. Además se revisan periódicamente el consumo de combustible e insumos de los vehículos municipales.

Se termino de elaborar el Manual de Procedimientos Administrativos.

Se diseñaron formatos para controlar el ingreso y salida de los vehículos oficiales del Parqueadero Municipal.

CAPACITACIONES.

Entre las capacitaciones a que asistí en el último año, se cuentan:

Asistí al VII Encuentro Nacional y II Internacional de Control Interno, realizado en la Universidad de Medellín.

Desarrollo del Programa "Familias en Acción" del Plan Colombia y participe como Supervisor del proceso de inscripción.

"Responsabilidad de los funcionarios públicos frente a sus actuaciones", dictada por la Secretaría de Gobierno Departamental.

Sobre la Ley 678 de 2.001: "Determinación de responsabilidad patrimonial de los servidores públicos a través de la acción de repetición o llamamiento en garantía", por el Dr. Hernán Alonso Mazo Giraldo.

"Plan Congruente de Paz" de la Gobernación de Antioquia."

"Recursos naturales y el agua como elemento vital"  dictada por el Señor Alcalde Municipal y Corantioquia, con motivo del Día Panamericano del Agua, en octubre 3 de 2.001

"Veedurías Ciudadanas en el Control Fiscal", dictada  por la Contraloría Departamental y la Personería Municipal.

"Actualización Contable y Presupuestal"  y  apartes de la Ley 715 de 2.001, en el IDEA en la ciudad de Medellín.

"Sobre la Ley 617 de 2.000 de Ajuste Fiscal", en la Personería de Medellín y en las instalaciones de Corantioquia. 

A continuación relaciono una descripción de los aspectos más importantes de la Administración Municipal de Támesis en forma secuencial, así: 

La Contabilidad Pública del Municipio es muy acertada, toda la información financiera, económica y social de la Entidad es confiable; el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas que expide la Contaduría General de la Nación, dando cumplimiento al literal e) del artículo 3º de la Ley 87 de 1.993 -

En el Municipio de Támesis existe el área funcional responsable de las actividades de contaduría pública al interior de la Entidad, por parte de un Contador Público titulado, al tenor del artículo 5º de la Ley 298 de 1.996 -

El manejo presupuestal y financiero es muy correcto, siendo objeto de un análisis continuo por parte del Comité Técnico de Gobierno Municipal.

El área de sistemas es competente, tanto en equipos como en funciones.

Todas las Secretarías de Despacho y dependencias municipales están muy interrelacionadas y son partícipes del buen manejo del presupuesto y del progreso del Municipio.

La Cultura, el Deporte, la Educación, la Salud, el Agua Potable y Saneamiento Básico, el Manejo Ambiental, el Sector Agropecuario y los Otros Sectores de Inversión, son una constante preocupación y motivación de la Administración Municipal, en cabeza del Ingeniero FRANCISCO A. OSPINA ZAPATA, quien se ha destacado por liderar esta acertada gestión, dando amplia participación a toda la comunidad y a los diversos estamentos sociales de los programas y proyectos a llevar a cabo, por lo que ha obtenido varios reconocimientos, sin descuidar las demás funciones propias del Municipio.

La relación laboral y personal de la Administración con todos sus servidores públicos es óptima y se vela por su calidad de vida, lo mismo que por su bienestar personal, a través de capacitaciones, integraciones, actividades lúdicas, culturales y deportivas, sentido de pertenencia y todo lo relacionado con el bienestar social de los empleados y contratistas de prestación de servicios.

De la deuda de la anterior Administración por concepto de aportes de pensiones, se abono lo correspondiente a un año y se continuo cotizando en el presente año.

El subsidio familiar se cancelo desde julio de 1.999 a diciembre de 2.001 -

Los pasivos laborales de los empleados y trabajadores oficiales se cancelaron en su totalidad, por un valor total de los rubros anteriormente descritos por la suma de $ 1.431.542.543.oo m.l., de los cuales $ 1.100.000.000.oo m.l. corresponden a un crédito del IDEA para el ajuste fiscal y $ 331.542.543.oo m.l. a recursos propios del municipio.

La actual Administración mantiene una prioridad en el pago de las nóminas de empleados, así como de los pensionados y contratistas, cancelando totalmente los servicios personales adeudados anteriormente.

Los aportes a la Seguridad Social en salud y riesgos profesionales se realizan cada mes, estando al día en estos últimos 7 meses.

Se debe resaltar que por actuaciones propias de la actual Administración, no se ha cancelado suma alguna por concepto de demandas a la fecha presente.

Toda esta buena gestión trajo como resultado la generación de más de 200 empleos de choque y de más de 2.000 jornales de trabajo, lo que aumenta muy significativamente la calidad de vida de muchos de sus habitantes y rebaja considerablemente la tasa de desempleo que existe en el Municipio, a la vez que se realiza una verdadera inversión social con amplia cobertura.

La Administración Municipal a través de la Secretaría de Hacienda, esta realizando una gran gestión para aumentar considerablemente los ingresos, y se esta haciendo una drástica disminución de los gastos de funcionamiento, para maximizar el efecto benigno del ajuste fiscal implementado en octubre de 2.001 y lograr un equilibrio en la balanza de pagos, con una efectiva austeridad de gasto público municipal.

Es de resaltar que en el año de 1999, fecha en la cual asumí la Dirección de Control Interno, el porcentaje de gestión dado por la Contraloría Departamental de Antioquia para el Sistema de Control Interno Municipal, fue del 33%, el cual se incremento al 55% en el año 2000 y al 89% en el año 2001, destacándonos por la oportunidad en la presentación de los informes y la premura para contestar los requerimientos y oficios respectivos.

El Municipio de Támesis como empresa estatal al primero de enero de 2001 no era viable, pues a esa fecha se tenia una deuda acumulada de fondos comunes por la suma de $ 2.144.000.000.oo m.l.

De acuerdo a lo anterior y consultando la Constitución y la Ley 617 de 2000, se contemplo iniciar el proceso de ajuste de fiscal para facilitar la viabilidad del Municipio.

Primero se obtuvo la autorización del Honorable Concejo Municipal para iniciar el proceso de reestructuración a la planta de personal, cuyo análisis administrativo arrojo que se debían desvincular 37 trabajadores oficiales y 24 empleados.

Se nombró por Decreto Municipal el Comité Técnico de Reestructuración.
Del análisis financiero efectuado a esa fecha se desprendió que existía todavía una deuda cercana a los $ 2.000.000.000.oo m.l. y donde se destaca que a los empleados se les adeudaba trece quincenas, de junio 16 a diciembre 31 de 2000 y sus primas de navidad.

A los trabajadores oficiales se les adeudaba once semanas, de octubre 16 a diciembre 31 de 2000 y sus primas de navidad y demás prestaciones sociales.

Analizando esta situación tan preocupante, el Ingeniero Francisco Ospina Zapata, Alcalde del Municipio de Támesis, opto por desplazarse a la ciudad de Bogotá, para contactar directamente al Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, quien determino asignarle al municipio un Asesor para el proceso de ajuste fiscal en la persona del Doctor Jesús Antonio Pantoja Figueroa, quien nos acompaño hasta finiquitar la mencionada reestructuración y ajuste fiscal, con la intervención directa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Con la implementación de este proceso culminado en octubre 30 de 2001, se desvincularon 59 servidores públicos: 35 trabajadores oficiales y 24 empleados, cuyo costo ascendió a la suma de $ 1.431.542.543.oo m.l., de los cuales $ 1.100.000.000.oo m.l. corresponden a un crédito con el IDEA y $ 331.542.543.oo m.l. corresponden a recursos propios del municipio de Támesis.

Esta supresión de empleos permite un ahorro mensual de $ 40.481.668.oo m.l., representados en nóminas,  prestaciones sociales y la seguridad social, los cuales se deben destinar a cancelar parte del servicio a la deuda y gastos de funcionamiento, además de la inversión social con recursos propios, para dar cumplimiento al artículo tercero de la Ley 617 de 2000 de ajuste fiscal.

El 30 de octubre de 2001 se elaboraron los Decretos de la nueva planta de personal y/o la supresión de la anterior; de la estructura orgánica y del Manual Específico de Funciones y Requisitos, dando por terminada una fase de la reestructuración administrativa y ajuste fiscal del municipio, de obligatorio cumplimiento para todas las entidades territoriales de la Nación.